Každý, kdo podniká nebo vede firmu, moc dobře ví, jaké papírování to obnáší. Dodavatelské, odběratelské či pracovní smlouvy, osobní karty, mzdové výkazy, objednávky, faktury, bankovní výpisy. Co z toho je třeba uložit a co je možné vyhodit? To je věc, která trápí řadu podnikatelů.
Přitom existují služby, které vám nakládání s horami šanonů výrazně usnadní. Řešením je firemní spisovna Fires, která zajišťuje kompletní správu firemních písemností. „Spisovna má dvě hlavní oblasti působení. Jednak slouží správcům konkurzních podstat k uložení písemností likvidovaných firem a pak také běžným fungujícím firmám. Spravujeme dokumenty 128 společností, celkem je to asi 6 km spisů,“ říká jednatel spisovny Pavel Zatloukal.
Jaké firmy využívají spisovnu nejčastěji?
Jde o dva typy firem. Velké podniky, které mají obrovské množství dokumentů, nebo menší, co jsou v nájmu a polovinu kanceláří by jim zabraly papíry.
Jak to probíhá, když se rozhodnou dokumenty uložit u vás?
Dokumenty se přivezou k nám do spisovny, my je roztřídíme, přebereme a vypracujeme skartační plán, dle kterého je zřejmé, co je třeba archivovat, uložit a co skartovat. Spisy jsou u nás bezpečně uložené v optimálních klimatických podmínkách, zajišťujeme jejich kompletní správu a hlídáme skartační lhůty. Smluvně je pak ošetřeno, kdo má právo do materiálů nahlížet.
V čem konkrétně usnadňujete firmám práci?
Firmám, které mají u nás uloženy dokumenty, garantujeme, že po zaslání požadavku na vyhledání dokumentu je tento požadavek z naší strany zpracován a zaslán elektronicky k rukám žadatele. Pro firmu to znamená, že jejich zaměstnanci nemusí odcházet do archivů, vyhledávat v množství šanonů, zpracovat si dokument a následně jej opět vrátit na původní místo, kde byl uložen, tedy do šanonu a pak do archivu. Tímto firmám šetříme spoustu času, v kterém se jejich zaměstnanci můžou věnovat své práci. Jednou s firem, kde spolupráce velmi dobře funguje je i společnost ContiTrade Services s.r.o., která je vlastníkem značky sítě pneuservisů Best Drive.
A co menší firmy?
U menších firem je zase prioritou úspora nákladů za prostory, kde by měly dokumenty uložené. Pořád to vyjde levněji u nás, než když si pronajímají kancelář třeba za dva a půl tisíce za m2. A to nepočítám náklady na správu dokumentů včetně skartace.
Co je vlastně skartace?
Stává se, že pošleme k souhlasnému stanovisku seznam na příslušný státní archiv a než toto stanovisko vydají, přijedou se podívat, co opravdu půjde k fyzickému likvidování. Máme dokonce příklad, že Moravský zemský archiv likvidaci dokumentů neschválil a nakonec je označil za součást „širšího kulturního dědictví celosvětového významu“. Takže i takové skvosty u nás máme uschovány…
O jaké materiály v tomto případě šlo?
Šlo o část osobních karet, které jsou součástí osobních kartoték několika velkých zlínských firem, které prošly nebo procházejí konkurzním řízením. Tyto kartotéky jsou velmi důležité i pro bývalé zaměstnance těchto podniků. Představte si, že si neschováváte výplatní pásky a v pětašedesáti zjistíte, že vám v evidenci chybí pět let do důchodu, přestože jste si je odpracoval. To je zlé. Můžete přijít o pár stovek, ale také úplně ztratit nárok na důchod. Měli byste vidět to štěstí v očích lidí, když přijdou k nám a ve své složce najdou důkaz pro úřady. Nedávno jsme takto zachránili pána, kterého podnik poslal na tři roky do Mexika, ale na sociálce to zapsané neměl. Prokázala to až firemní korespondence a vysílací dopis uložené u nás.
Fires – firemní spisovna
Společnost vznikla před 13 lety ve Slavičíně, a proto dodnes působí pod názvem Slavičínská spisovna. Fires je obchodní značka. Později spisovna sídlila ve 64. budově Svitu, nyní adaptovala pro ukládání dokumentů rozlehlou vlastní budovu bývalém zemědělském areálu v Příluku.
Kontakt
Horní dědina 517, Zlín
724 147 933, 573 776 130
fires@fires.cz
www.fires.cz